Política de Privacidade
1. Quem somos
A Recepciona Tech é uma assistente virtual que atende o público de clínicas e estabelecimentos pelo WhatsApp: responde dúvidas, agenda, remarca, cancela e confirma compromissos. Esta política explica o que fazemos com dados pessoais nesse serviço.
| Responsável | Rafael Branco Calçada Ribeiro de Sousa, atuando sob o nome Recepciona Tech |
|---|---|
| Natureza | Pessoa natural no exercício de atividade econômica. Constituída a pessoa jurídica, esta política será atualizada com a razão social e o CNPJ. Os dados completos de qualificação constam do contrato firmado com cada estabelecimento. |
| Contato | recepcionatech@gmail.com. É o mesmo canal para titulares de dados e para a ANPD |
| Site | https://recepcionatech.com.br |
2. Dois papéis diferentes
A distinção abaixo determina a quem você deve pedir seus dados, e é o ponto mais importante deste documento.
- Estabelecimento contratante: a empresa que contrata a plataforma. Sobre os dados dela e de seus representantes, somos controladores (art. 5º, VI, da LGPD).
- Cliente final: quem manda mensagem para o canal de atendimento. Sobre esses dados, somos operadores (art. 5º, VII): tratamos por conta e ordem do estabelecimento, que decide as finalidades.
Na prática: se você conversou com uma clínica pelo WhatsApp, o controlador dos seus dados é a clínica. Pedidos enviados a nós são encaminhados a ela e atendidos conforme sua instrução, no mesmo prazo, e avisamos você.
3. Dados que tratamos, para quê e por quanto tempo
| Dado | Finalidade | Base legal | Retenção |
|---|---|---|---|
| Telefone e nome de perfil no WhatsApp; identificador do usuário atribuído pela Meta | Identificar quem escreveu e dar continuidade ao atendimento | Execução de contrato (art. 7º, V) | 12 meses após a última interação |
| Conteúdo das mensagens de texto | Entender o pedido e gerar a resposta | Execução de contrato (art. 7º, V) | 12 meses após a última interação |
| Mensagens de áudio e sua transcrição | Converter a fala em texto para processar o pedido | Execução de contrato (art. 7º, V) | Áudio descartado após a transcrição; texto por 12 meses |
| Nome completo, data de nascimento, data e hora escolhidas | Criar, alterar ou cancelar o compromisso na agenda do estabelecimento | Execução de contrato (art. 7º, V) | Enquanto o compromisso existir na agenda do estabelecimento |
| Nome, telefone e assunto, quando o atendimento é escalado | Passar o atendimento a uma pessoa da equipe do estabelecimento | Execução de contrato (art. 7º, V) | Enquanto vigorar o contrato |
| Dados de cadastro e faturamento do contratante | Contrato, cobrança e obrigações fiscais | Execução de contrato (art. 7º, V) e obrigação legal (art. 7º, II) | 5 anos, por prazo fiscal |
| Registros de execução e de acesso, incluindo IP | Segurança, auditoria e apuração de falhas | Legítimo interesse (art. 7º, IX) | 6 meses |
Sobre o legítimo interesse: manter a plataforma segura é finalidade concreta, o tratamento se limita ao mínimo necessário e você pode se opor pelo canal da seção 10.
Dados sensíveis
A plataforma não se destina a tratar dados pessoais sensíveis (art. 5º, II, da LGPD), incluindo dados de saúde. O contrato proíbe esse uso, e a violação autoriza a suspensão imediata do serviço. Como o cliente final escreve livremente, pode mencionar algo sensível por conta própria: nesse caso a informação não é objeto de tratamento dirigido, não é indexada nem usada para segmentação, e segue o prazo de eliminação das demais mensagens.
4. Dados recebidos da Plataforma Meta (WhatsApp)
O atendimento acontece pela WhatsApp Business Cloud API. A Meta atua como operadora nesse fluxo: transporta as mensagens e nos entrega, a cada contato, apenas o necessário para responder.
| O que recebemos da Meta | Por que precisamos |
|---|---|
| Número de telefone e nome de perfil | Saber quem escreveu e responder à pessoa certa |
| Identificador do usuário e identificador da mensagem | Evitar responder duas vezes à mesma mensagem |
| Conteúdo da mensagem: texto, áudio ou mídia | Entender o pedido e executá-lo |
| Data, hora e status de entrega e leitura | Ordenar a conversa e confirmar que a resposta chegou |
Esses dados são usados somente para prestar o atendimento descrito nesta política, pelos prazos da seção 3. Não são vendidos, não são cedidos a terceiros para finalidade própria, não alimentam publicidade e não são usados para treinar modelos de inteligência artificial.
Mensagens enviadas por nós e opt-in
- O estabelecimento só pode incluir no canal pessoas que autorizaram receber mensagens dele, e responde por manter o registro dessa autorização.
- Fora da janela de 24 horas desde a última mensagem do cliente, só enviamos modelos previamente aprovados pela Meta. Hoje é a confirmação de compromisso.
- Para parar de receber mensagens, basta pedir na própria conversa ou escrever para o canal da seção 10.
5. Dados obtidos por APIs do Google
A plataforma opera numa única conta Google, de titularidade da Recepciona Tech. O estabelecimento compartilha a sua agenda com essa conta, mantendo a titularidade dela. Os arquivos institucionais ficam numa pasta que mantemos para cada estabelecimento, à qual ele tem acesso de edição, restrito à própria pasta. Cada permissão pedida corresponde a uma função concreta:
| Escopo | Para que é usado |
|---|---|
https://www.googleapis.com/auth/calendar |
Consultar horários livres e criar, alterar ou cancelar compromissos na agenda que o estabelecimento compartilhou conosco. Exige leitura e escrita porque agendar e remarcar são a função central do serviço. |
https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly |
Listar e baixar os arquivos da pasta do estabelecimento, para enviá-los ao cliente final quando solicitados. Somente leitura: a plataforma nunca grava, altera ou apaga arquivos. |
O que fica na pasta. Apenas material institucional do estabelecimento, como tabela de valores, orientações de preparo, endereço e convênios aceitos. É material que pode ser enviado a qualquer pessoa que o solicite. Documentos de pacientes e qualquer arquivo com dado pessoal não entram na pasta, por vedação contratual: se o cliente final pede algo desse tipo, a plataforma não envia e encaminha o pedido ao estabelecimento. Cada estabelecimento tem a sua pasta e só ela, sem acesso à pasta de outro.
Não pedimos escopo que não usamos. Os dados obtidos por essas APIs servem exclusivamente às funções acima, não são transferidos a terceiros salvo quando indispensável para prestar o serviço, exigido por lei ou autorizado pelo usuário, e não são usados para publicidade nem para treinar modelos de IA. Nenhuma pessoa lê esses dados, exceto com autorização expressa do usuário, por necessidade de segurança, ou para cumprir obrigação legal. Revogada a autorização, pelo próprio Google ou por pedido ao nosso canal, o acesso cessa imediatamente e as cópias sob nossa custódia são eliminadas em até 30 dias.
Divulgação de Uso Limitado
O uso e a transferência, pela Recepciona Tech, de informações recebidas das APIs do Google para qualquer outro aplicativo obedecem à Google API Services User Data Policy, incluindo seus requisitos de Uso Limitado.
Recepciona Tech's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
6. Com quem compartilhamos
Não vendemos, alugamos nem cedemos dados pessoais. O compartilhamento se limita aos prestadores necessários para o serviço funcionar:
| Quem | Para quê | O que recebe |
|---|---|---|
| Meta Platforms | Canal de mensagens do WhatsApp | Telefone, nome de perfil, conteúdo das mensagens e mídia |
| Google (Calendar e Drive) | Agenda compartilhada pelo estabelecimento e pasta de arquivos institucionais | Dados do compromisso. A pasta não contém dado pessoal |
| Google (Gemini) | Modelo que gera as respostas | Conteúdo da conversa |
| OpenAI | Transcrição de áudio | O áudio enviado, descartado após a transcrição |
| Telegram | Canal interno de escalonamento e alertas técnicos | Nome, telefone e assunto do atendimento escalado |
| Hostinger | Hospedagem da aplicação e do banco de dados, no Brasil | Todos os dados armazenados pela plataforma |
Todos são contratualmente obrigados a seguir apenas nossas instruções, adotar segurança compatível, não usar os dados para finalidade própria, comunicar incidentes de imediato e eliminá-los ao fim da prestação. Também pode haver compartilhamento para cumprir obrigação legal ou ordem de autoridade competente. Sendo juridicamente possível, avisamos o titular.
7. Transferência internacional
A aplicação e o banco de dados ficam em servidor no Brasil, e o histórico de conversas permanece em território nacional. Há transferência internacional para Meta, Google, OpenAI e Telegram, que operam servidores no exterior, com base nas cláusulas contratuais desses fornecedores, aceitas na contratação (art. 33, II, da LGPD), e na necessidade de execução de contrato (art. 33, IX).
8. Segurança
Transmissão cifrada; acesso individualizado com autenticação em duas etapas nas contas administrativas; automação e pasta de arquivos separadas por contratante, de modo que um não alcance os dados do outro; monitoramento de falhas com alerta imediato ao responsável técnico; e acesso a dados pessoais restrito ao estritamente necessário. Nenhum sistema é imune a riscos: não prometemos segurança absoluta, mas medidas razoáveis e revisão periódica.
Havendo incidente com risco relevante, comunicamos a ANPD e os titulares em prazo razoável (art. 48). Como operadores, comunicamos imediatamente o estabelecimento, a quem cabe informar a ANPD e os titulares.
9. Retenção e exclusão
- Os prazos são os da tabela da seção 3.
- O histórico de conversas é eliminado 12 meses após a última interação, mesmo que o contrato siga vigente.
- Encerrado o contrato, revogamos de imediato as autorizações de acesso e eliminamos os dados sob nossa custódia em até 30 dias. Nesse prazo o contratante pode pedir a exportação; depois, a eliminação é definitiva.
- Podemos conservar dados após o término do tratamento apenas nas hipóteses do art. 16 da LGPD: obrigação legal, exercício de direitos em processo, ou uso interno anonimizado.
- A eliminação nos sistemas dos terceiros da seção 6 segue os prazos de cada provedor.
Para pedir a exclusão dos seus dados, veja o passo a passo em Exclusão de dados.
10. Seus direitos
A LGPD (art. 18) garante a você: confirmação de que há tratamento; acesso aos dados; correção de dado incompleto, inexato ou desatualizado; anonimização, bloqueio ou eliminação de dado desnecessário, excessivo ou tratado fora da lei; portabilidade; eliminação de dado tratado com base em consentimento; informação sobre com quem compartilhamos; e revogação do consentimento.
Como exercer: escreva para recepcionatech@gmail.com dizendo o que quer, e informe o telefone usado no atendimento e o nome do estabelecimento. Respondemos em até 15 dias (art. 19, II). Podemos pedir informação adicional para confirmar sua identidade, para que ninguém acesse dados alheios. Um pedido só é recusado com justificativa por escrito, quando a lei nos obrigue a conservar o dado ou quando atendê-lo violaria direito de terceiro.
Você também pode peticionar diretamente à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), de preferência depois de tentar resolver pelo canal acima.
11. Decisões automatizadas
As respostas e as sugestões de horário são geradas por inteligência artificial a partir da conversa e da agenda do estabelecimento. Não há decisão automatizada com efeito jurídico: o sistema não concede crédito, não pontua, não classifica pessoas e não nega direitos. Peça atendimento humano a qualquer momento, na própria conversa. Você também pode solicitar revisão e informação sobre os critérios usados, observado o segredo comercial (art. 20).
12. Cookies
Este site é uma página informativa. Não usamos cookies de análise, de publicidade ou de rastreamento, nem pixels. Por isso não há banner de consentimento: não existe tratamento não essencial a consentir. O servidor guarda registros técnicos de acesso por 6 meses, para segurança e diagnóstico. O botão de contato leva ao WhatsApp, que tem política própria.
13. Crianças e adolescentes
A contratação é privativa de empresas e o site não se dirige a menores de 18 anos. O canal de atendimento, porém, é aberto ao público: cabe ao estabelecimento, como controlador, observar o art. 14 da LGPD. Não coletamos dados de crianças deliberadamente e, identificado tratamento sem base adequada, eliminamos mediante aviso ao canal da seção 10.
14. Alterações
A versão vigente é sempre a publicada aqui, com versão e data no topo. Mudanças materiais (novas finalidades, novas categorias de dados, retenção maior ou nova transferência internacional) são avisadas aos contratantes por e-mail com 15 dias de antecedência. Correções de redação valem a partir da publicação.